Afin de réaliser ce projet, nous avons décidé de nous organiser en trois groupes différents. Nous avons le pôle Évènement, le pôle Communication et le pôle Audiovisuel avec chacun un référent. Celui-ci a le rôle de porte-parole et met à jour, à chaque réunion, l’avancée du travail fourni par le pôle qu’il représente. Nous avons également décidé d’ajouter un coordinateur interne qui relie chaque pôle entre eux et qui est en relation avec le coordinateur externe qui lui se charge des relations avec les partenaires et les commanditaires. Nous avons préféré centraliser les échanges pour une organisation plus pratique et plus simple. S’ajoute à tout cela un trésorier qui va gérer le budget que nous accorde l’université de Toulon et une secrétaire chargée de noter tous les éléments importants énoncés lors des réunions pour permettre à toute l’équipe de s’informer de celles-ci. Chacun peut aider aux différentes tâches, personne n’est cantonné à son rôle.